Integrerte styringssystemer
I dagens komplekse forretningsmiljø må organisasjoner ofte fokusere på nye problemstillinger utover kvalitetsstyring. Energieffektivitet, miljø, informasjon om helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, cybersikkerhet og mange andre temaer gjør at bedrifter må ha en strukturert og helhetlig tilnærming ved å implementere integrerte styringssystemer.
Hva er et integrert styringssystem?
For å imøtekomme de økende kravene fra myndigheter, samfunn og næringsliv har ISO og andre standardiseringsorganer de siste årene utvidet sitt utvalg av ledelsesstandarder. ISO alene tilbyr nå mer enn 30 standarder for styringssystemer. Noen gjelder for nesten alle organisasjoner, mens andre er bransjespesifikke.
Når man skal implementere et ledelsessystem i tråd med en ISO-standard, begynner de fleste organisasjoner med et integrert kvalitetsstyringssystem i samsvar med ISO 9001. Senere kan det komme standarder som miljø (ISO 14001), organisatorisk helse og sikkerhet (ISO 45001) og energiledelse (ISO 50001). I vår digitale tidsalder kan det også være aktuelt å implementere et styringssystem for informasjonssikkerhet (ISO 27001) for å forebygge cyberkriminalitet og gjenopprette virksomheten etter et cyberangrep. Disse standardene er hjørnesteinene i ESG, så et integrert styringssystem som dekker disse, vil fremheve en organisasjons ESG-forpliktelse.
Det er mulig at hvert av disse systemene kan eksistere i en silo, men det er langt bedre å gå over til et integrert styringssystem, som kombinerer alle aspekter ved en organisasjons systemer, prosesser og standarder i ett sammenhengende system. Dette gir en mer effektiv styringsprosess, reduserer dobbeltarbeid og sikrer at ulike standarder og overlappende krav er samkjørte og fungerer i harmoni..
ISO har gjort det enklere å implementere integrerte styringssystemer ved å innføre en felles harmonisert struktur for alle sine styringssystemstandarder. Dette betyr at de bruker samme klausulstruktur og lignende kjerneinnhold i tillegg til emnespesifikke krav. Denne felles strukturen bidrar til å forbedre tilpasningen av ulike ISO-standarder ved hjelp av en struktur på tvers av standardene, noe som i sin tur gjør det enklere for brukerne å implementere dem.
En håndbok med tittelen "The integrated use of management system standards" er tilgjengelig fra ISO. Den samler internasjonal ekspertise og veiledning om beste praksis for integrering av styringssystemstandarder. Den inneholder illustrasjoner som er brukt i reelle organisatoriske sammenhenger og relevante casestudier, som alle kan brukes i alle typer sektorer og bransjer.
Typer av integrerte styringssystemer
Organisasjoners integrerte styringssystemer kan variere avhengig av standardene de omfatter. Integreringen av disse systemene gir en mer helhetlig tilnærming til styringen av organisasjonens ulike aspekter. Noen eksempler på hvilke typer individuelle styringssystemer som kan kombineres til et integrert system, er blant annet:
System for kvalitetsstyring (QMS)
Et kvalitetsstyringssystem (QMS) integrerer prinsippene for kvalitetskontroll og -sikring på tvers av alle avdelinger, noe som sikrer jevn kvalitet på produkter og tjenester.
Miljøstyringssystem (EMS)
Et miljøledelsessystem (EMS) fokuserer på å redusere miljøpåvirkningen og sikre overholdelse av miljøforskrifter.
Ledelsessystem for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen (OHSMS)
Målet med et system for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen (OHSMS) er å minimere risikoer og forbedre sikkerheten for de ansatte på arbeidsplassen.
Ledelsessystem for informasjonssikkerhet (ISMS)
Et styringssystem for informasjonssikkerhet (ISMS) har som mål å minimere cybersikkerhetsrisikoer og forbedre IT-sikkerheten og personvernet.
System for styring av energieffektivitet (EnMS)
Et energiledelsessystem (EnMS) har som mål å hjelpe organisasjoner med å håndtere energirelaterte aspekter og oppnå forbedringer i energiytelsen, for eksempel ved å redusere energiforbruket og forbedre energieffektiviteten. Andre positive effekter kan være reduserte kostnader og reduserte karbonutslipp.
Dette er på ingen måte en uttømmende liste, ettersom det også finnes sektorspesifikke standarder, for eksempel for styring av mattrygghet (ISO 22000). Det er til og med mulig for et integrert styringssystem å dekke systemer fra ulike standardiseringsorganer.
Fordelene med et integrert styringssystem: Hvorfor er det viktig?
Et IMS gir en mer strukturert og helhetlig tilnærming til å håndtere de komplekse problemene organisasjoner ofte står overfor. IMS gir også en rekke andre fordeler, blant annet økt effektivitet, reduserte kostnader og forbedret ytelse. Det gjør det dessuten enklere å overholde ulike standarder og legger til rette for kontinuerlig forbedring, noe som fører til bedre beslutningstaking og strategisk planlegging.
Et eksempel på dette er muligheten til å ta i bruk IMS-revisjoner i stedet for å revidere hvert enkelt system for seg, både ved interne revisjoner og ved eksterne tredjepartsrevisjoner. En IMS-revisjon kan redusere sertifiseringskostnadene og gi en mer helhetlig tilnærming til revisjon, og dermed skape merverdi.
En annen fordel med et IMS er at det gir organisasjonen en bedre forståelse av forholdet mellom prosesser og produkt- og tjenesteutvikling. Bare dette kan gi flere og raskere forbedringer av produkter og tjenester.
Ledelsesintegrasjon og sertifisering
ISO har ikke utviklet en egen standard for integrerte styringssystemer. Etter en vellykket integrert sertifiseringsrevisjon utstedes det normalt separate sertifikater for hver av standardene der samsvar med kravene er verifisert. Fordi en integrert revisjon må ta for seg kravene i hver av standardene, må den integrerte revisjonen være mer omfattende enn for en enkelt standard. Men ettersom mange av kravene er slått sammen, blant annet på grunn av den felles harmoniserte strukturen, vil det totalt sett være en tidsbesparelse. Hvor stor denne besparelsen kan bli, vil selvsagt avhenge av antallet standarder i IMS.
Sertifisering av de ulike ISO-standardene som kan inngå i en IMS, viser at en organisasjon forplikter seg til å oppfylle disse standardene og styrke sitt omdømme og sin konkurranseevne.
