Sertifiseringsprosessen steg for steg

Enten du ønsker sertifisering av et ledelsessystem, et produkt eller et prosjekt, er sertifisering en dokumentert bekreftelse på at virksomheten oppfyller kravene i relevante standarder.

Prosessen varierer noe avhengig av hva som skal sertifiseres, men de grunnleggende prinsippene er de samme. På denne siden bruker vi sertifisering av et ledelsessystem som eksempel for å illustrere hvordan prosessen vanligvis gjennomføres.

Hvordan forberede seg til sertifisering?

Når du har valgt standard og besluttet å implementere et ledelsessystem, er det viktig å legge et godt grunnlag før sertifiseringsprosessen starter.

Basert på erfaring fra tusenvis av sertifiseringsprosjekter anbefaler vi å:

Sikre tydelig forankring hos ledelsen og i organisasjonen
Sette deg godt inn i kravene og intensjonen i standarden
Forstå hva kravene betyr i praksis for virksomheten din
Bruke standarden som et verktøy for forbedring, ikke bare etterlevelse
Identifisere risikoer og prosesser som påvirker virksomhetens mål og resultater
Velge et sertifiseringsorgan som kan være en langsiktig partner

Steg 1: Skaff standarden

Start med å skaffe en offisiell utgave av standarden du ønsker å sertifisere deg etter.

Standarden beskriver hvilke krav som må oppfylles og gir grunnlaget for alt videre arbeid. Ved å sette deg inn i kravene tidlig får du et bedre bilde av om standarden passer virksomhetens behov og ambisjoner.

Steg 2: Bygg kompetanse

Det finnes et stort utvalg av veiledninger, fagartikler, webinarer, kurs og digitale verktøy som kan hjelpe deg i arbeidet.

For flere ISO-standarder finnes det også egne veiledningsstandarder. Disse kan være nyttige for å forstå hvordan kravene kan implementeres i praksis.

Jo bedre forståelse organisasjonen har for kravene, desto enklere blir implementeringen.

Steg 3: Sett sammen riktig team

Implementering av et ledelsessystem er ikke et prosjekt som bør eies av én person alene.

Ledelsen må være aktivt involvert og tydelig på hvorfor sertifisering er viktig for virksomheten. Samtidig bør det etableres en prosjektgruppe med ansvar for å utvikle, implementere og følge opp systemet.

Virksomheter som lykkes best, klarer ofte å kombinere ledelsesforankring med bred involvering på tvers av avdelinger.

Steg 4: Kartlegg kompetansebehov

De som skal utvikle og vedlikeholde systemet må ha tilstrekkelig kunnskap om standarden og hvordan kravene kan omsettes til praktiske rutiner.

Mange velger å supplere intern kompetanse med kurs, enten åpne kurs eller bedriftsinterne kurs tilpasset selskapet.

Steg 5: Vurder behovet for ekstern bistand

Noen virksomheter har nødvendig kompetanse internt, mens andre velger å bruke eksterne rådgivere eller konsulenter.

En erfaren rådgiver kan bidra med struktur, fremdrift og praktiske råd basert på erfaring fra tilsvarende prosjekter.

Steg 6: Etabler ledelsessystemet

Når kravene er forstått, må virksomheten etablere et system som beskriver hvordan arbeidet skal styres.

Mange bruker verktøy som SharePoint, kvalitetsstyringssystemer eller andre digitale plattformer for å administrere dokumentasjon og prosesser.

Ledelsessystemet bør støtte virksomhetens mål og samtidig oppfylle kravene i standarden.

Steg 7: Kartlegg og dokumenter prosessene

Et effektivt ledelsessystem bygger på en tydelig forståelse av virksomhetens prosesser og hvordan de henger sammen.

Dette inkluderer blant annet:

Prosesser for levering av produkter og tjenester
Oppfølging av kunder og andre interessenter
Styring av risiko og muligheter
Måling og analyse av resultater
Forbedrings- og utviklingsarbeid

For mange virksomheter er dette en av de mest verdifulle delene av sertifiseringsprosessen, fordi det skaper bedre oversikt og tydeligere ansvarsforhold.

Steg 8: Implementer systemet i praksis

Et ledelsessystem skaper først verdi når det brukes i det daglige arbeidet.

Derfor er det viktig å sikre god kommunikasjon, opplæring og involvering av medarbeiderne. Organisasjonen må begynne å arbeide etter de nye rutinene og samtidig dokumentere at systemet fungerer som planlagt.

Steg 9: Gjennomfør en GAP-analyse

Mange virksomheter velger å gjennomføre en GAP-analyse før sertifiseringsrevisjonen.

En slik gjennomgang gir en indikasjon på hvor godt systemet samsvarer med kravene i standarden og avdekker områder som bør forbedres før revisjonen.

Dette kan redusere risikoen for avvik i den formelle sertifiseringsprosessen.

Steg 10: Velg sertifiseringsorgan

Valget av sertifiseringsorgan er viktig.

Sertifisering er ikke en engangshendelse, men et langsiktig samarbeid som skal bidra til kontinuerlig forbedring over tid.

Når du velger sertifiseringspartner bør du vurdere faktorer som:

Erfaring innen din bransje
Global og lokal tilstedeværelse
Kompetansen til revisorene
Digitale løsninger og støtteverktøy
Evnen til å skape verdi utover selve sertifikatet

Veien videre

Sertifisering handler om mer enn å oppnå et sertifikat. Den største verdien ligger ofte i innsikten, forbedringene og den økte kontrollen som følger av arbeidet.

DNV støtter virksomheter gjennom hele sertifiseringsprosessen, fra kurs og forberedelser til revisjoner, digitale verktøy og kontinuerlig forbedring. Målet er å hjelpe virksomheten med å få mest mulig verdi ut av ledelsessystemet, både før, under og etter sertifisering.

Om sertifiseringsprosessen