Et ledelsessystem er et verktøy som enhver organisasjon kan bruke i arbeidet med å oppfylle ambisjonene for samfunnsansvar og bærekraft. Det er kanskje ikke det første man tenker på når man etablerer strategier og initiativer for samfunnsansvar og bærekraft. Verdien av en slik strukturert tilnærming ble imidlertid anerkjent av et flertall i DNVs nylige ViewPoint-undersøkelse Er bedrifter opptatt av bærekraft? Over 80 % er helt eller delvis enige i at et ledelsessystem er en effektiv støtte for at et selskap skal kunne oppfylle sine ESG- eller SDG-forpliktelser.
Men hva er det som gjør et ledelsessystem til en så verdifull ressurs? Mange selskaper implementerer et sertifisert ledelsessystem for å oppfylle et "ticket-to-trade"-krav eller for å forbedre seg på et spesifikt område som er avgjørende for virksomhetens mål og strategi. Det fine med dette er at den samme prosessen også kan brukes til å støtte ESG- og SDG-ambisjonene på en strukturert måte. For å oppnå dobbelt utbytte må selskapene først gjennomføre en vesentlighetsvurdering og -analyse som danner grunnlaget for å definere de overordnede ESG- og/eller SDG-ambisjonene. Deretter kan mål som er isolert til en bestemt dimensjon eller problemstilling, styres og forbedres med støtte fra det tilhørende ledelsessystemet.
For eksempel gir miljøstandarden ISO 14001 veletablerte praksiser og retningslinjer, og bidrar dermed tydelig til den miljømessige delen av bærekraft. Når miljøledelsessystemet er implementert, kan det hjelpe en organisasjon med å oppfylle spesifikke forpliktelser til å beskytte miljøet og bevare naturressursene. Ledelsessystemet muliggjør en strukturert tilnærming for å forbedre ytelsen i samsvar med ISO 14001-kravene. Dette bidrar til å identifisere og håndtere risikoer, etablere referanseverdier og forbedringsmål, overvåke og styre ytelsen, og til slutt oppfylle samsvarsforpliktelser, kundeforpliktelser og selskapets mål. Sertifisering fra en uavhengig tredjepart er en bekreftelse på selskapets resultater overfor interne og eksterne interessenter, noe som i tillegg til å være en inngangsbillett til handel også kan støtte ESG- og andre bærekraftsrelaterte tiltak.
Det er også en fordel å benytte seg av et ledelsessystem med tanke på bredden og kompleksiteten i problemstillingene et selskap må håndtere i dag. I tillegg til de viktigste ISO-standardene for kvalitets-, miljø- og sikkerhetsstyring finnes det spesifikke standarder for antikorrupsjon, mangfold, likestilling og inkludering, informasjonssikkerhet, kontinuitet og bransjespesifikke standarder. Organisasjoner kan dermed velge riktig standard basert på hvilke ESG-ambisjoner de har. De kan også integrere ulike ledelsessystemer for å få en helhetlig tilnærming, ettersom de fleste standardene bygger på en lignende struktur, og alle de andre ISO-standardene følger Plan-Do-Check-Act-syklusen (PDCA).
ISO 14001 er bare én av flere standarder som selskaper kan bruke for å oppfylle sine ESG-forpliktelser. Denne tabellen viser en oversikt over noen av ledelsessystemstandardene og hvilke ESG-dimensjoner de primært bidrar til.
Hvilken ESG-dimensjon kan standarder støtte?
Hvordan fungerer PDCA-syklusen? Det korte svaret er at det gir en syklisk struktur for å forstå hvilke problemer som skal håndteres, iverksette tiltak for å løse disse, kontrollere hvordan tiltakene har fungert og korrigere basert på denne innsikten for å oppnå kontinuerlige forbedringer. Ikke glem at den viktigste grunnen til å implementere et ledelsessystem som oppfyller kravene, ofte er behovet for sertifisering av en tredjepart som DNV. Men med utgangspunkt i PDCA-syklusen skal vi se på hvordan selskaper kan bruke den samme tilnærmingen for å oppfylle sine forpliktelser knyttet til samfunnsansvar og bærekraft. Vi fortsetter med ISO 14001-eksemplet vårt.
Plan
Dette er et viktig skritt for at selskapet skal forstå hvilke miljørisikoer og muligheter som må håndteres. Det danner også grunnlaget for å fastsette de overordnede miljøambisjonene, inkludert de som er knyttet til selskapets ESG- og/eller SDG-ambisjoner.
Hvordan støtter ledelsessystemer opp under bærekraftsambisjonene?
En av de viktigste prosessene som kreves i ISO 14001, er å identifisere miljøaspekter i et livssyklusperspektiv og bestemme hvilke aspekter som anses som vesentlige, basert på kriterier definert av organisasjonen. Dette forventes å omfatte alle relevante aktiviteter i bedriften, inkludert aspekter knyttet til produkter og tjenester, og inkluderer vanligvis:
- utslipp til luft
- utslipp til vann
- utslipp til land
- bruk av råvarer og naturressurser
- bruk av energi
- energi som slippes ut (f.eks. varme, stråling, vibrasjon (støy), lys).
- generering av avfall og/eller biprodukter
- bruk av plass
I tillegg til vesentlige miljøaspekter kan risikoer og muligheter også oppstå som følge av endringer i interne og eksterne forhold som påvirker selskapet, samt krav fra berørte parter, inkludert krav som er obligatoriske gjennom lovgivning (tillatelser, forskrifter osv.).
Denne informasjonen er derfor et godt utgangspunkt for et selskap for å identifisere viktige miljøspørsmål knyttet til selskapets ESG- og/eller SDG-mål ved å bruke informasjonen til å revurdere relevansen ved hjelp av ESG- og/eller SDG-briller for å fastsette relaterte ambisjoner.
Som en del av planleggingsprosessen bør ledelsen fastsette miljøpolicy, mål og KPI-er (Key Performance Indicators). Disse bør være relatert til identifiserte risikoer og muligheter, inkludert fastsatte forpliktelser for ESG og/eller bærekraftsmålene. Ved å være spesifikk gir man de ansatte i organisasjonen veiledning og retning, slik at de kan rette fokuset sitt mot de nevnte målene og utarbeide strategier for å nå dem. Eksempler på KPI-er innen miljøledelse kan være å redusere det samlede miljøavtrykket, forbedre ytelsen knyttet til klimagassutslipp, avfall, vannutslipp, bruk av naturressurser osv.
Til slutt, når alt dette er på plass, kan organisasjonen identifisere hvilke ressurser som kreves for å implementere de identifiserte strategiene og tiltakene på en effektiv måte. Dette inkluderer kartlegging av eventuelle opplærings- og kompetansebehov.
Do
Dette er fasen der organisasjonen iverksetter planlagte tiltak for å håndtere identifiserte miljørisikoer og -muligheter. Disse tiltakene bør omfatte tiltak for å kontrollere driften på en måte som oppfyller organisasjonens overordnede ambisjoner og mål for ESG og/eller SDG. Alle ISO-standardene inneholder krav til driftskontroll. I forbindelse med miljøledelse kan driftskontroller implementeres for å hjelpe selskapet med å redusere avfall og klimagassutslipp, forbedre innkjøp av bærekraftige materialer osv. Når bedrifter integrerer kontroller som støtter ESG- og/eller SDG-mål i relevante miljøprosesser, gjør de også disse dimensjonene til en del av organisasjonens arbeidskultur.
Check
Det er avgjørende at organisasjoner overvåker og måler sine samlede miljøprestasjoner og -resultater. De må verifisere i hvilken grad de planlagte målene og nøkkeltallene nås. Verifiseringsmetoder kan omfatte prestasjonsgjennomganger, revisjoner, inspeksjoner og ledelsens gjennomganger. Denne fasen er naturligvis viktig for organisasjoner som ønsker en uavhengig sertifisering. Men det er også en fase som organisasjoner kan bruke til å etablere nødvendige referanser, måle fremgang og verifisere hvordan miljøledelsesarbeidet bidrar til relaterte ESG- og/eller SDG-ambisjoner.
Act
For å fullføre PDCA-syklusen må organisasjonen iverksette nødvendige korrigerende tiltak på områder der det er problemer, som på sertifiseringsspråket kalles avvik fra ISO 14001-kravene. Korrigerende tiltak er utformet for å forhindre gjentakelser og forbedre ytelsen. Hvis organisasjonen er sertifisert, er det en forutsetning for å få utstedt et sertifikat at avvikene er korrigert eller lukket.
Resultatene fra kontrollfasen bidrar til å identifisere muligheter for kontinuerlig forbedring. Resultatene fra handlingsfasen går tilbake til planleggingsfasen, som fullfører syklusen og bidrar til ytterligere forbedring og oppfyllelse av bedriftens ESG- og/eller SDG-forpliktelser.