Retningslinjer for suspensjon og tilbaketrekking av sertifikat

Suspensjon: Tidsbegrenset status som senere enten vil resultere i gjenoppretting av sertifikatet eller tilbaketrekking og ugyldiggjøring av sertifikatet.

Tilbaketrekking: Permanent ugyldiggjøring av et sertifikat.

Iverksettelse av suspensjon eller tilbaketrekking

DNV kan iverksette suspensjon i tilfeller der:

1.  Sertifiserte ledelsessystemer som over tid og i alvorlig grad ikke har oppfylt sertifiseringskravene, for eksempel:

  • Manglende tilstrekkelig respons på identifiserte avvik
  • Ledelsessystemet gjenspeiler ikke den nåværende organisasjonen og prosessene, f.eks. som følge av endringer, oppkjøp, diversifisering osv.
  • Vesentlige deler av ledelsessystemet er ikke implementert

2.  Oppfølgingsrevisjoner og resertifiseringsrevisjoner ikke tillates gjennomført i henhold til påkrevd frekvens eller som planlagt

3.  Vilkårene i den signerte sertifiseringsavtalen brytes, for eksempel:

  • Manglende betaling av gebyrer
  • Feil bruk av sertifiseringsmerket og henvisning til sertifisering

4.  Kunden frivillig ber om midlertidig suspensjon

5.  Det mottas dokumentasjon fra myndigheter eller liknende som kan påvirke sertifikatets status, for eksempel:

  • Dokumentasjon på manglende etterlevelse av regulatoriske/lovpålagte krav som er relevante for det sertifiserte ledelsessystemet
  • Dokumentasjon på et ikke-effektivt ledelsessystem i tilfelle alvorlige hendelser/ulykker

6.  Ordning‑spesifikke regelverk krever suspensjon

Ledelsen og autorisert DNV‑personell i den DNV‑enheten som har utstedt sertifikatet skal beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes, basert på en grundig vurdering og behørig evaluering av dokumentasjon. Dersom suspensjon besluttes, skal prosessen nedenfor følges.

Suspensjon av et sertifikat iverksettes normalt som første steg, etterfulgt av tilbaketrekking dersom forholdet ikke blir løst innen rimelig tid. Avhengig av sakens alvorlighetsgrad kan DNV også beslutte direkte tilbaketrekking av sertifikatet.

Der svikt i ledelsessystemet er knyttet til en spesifikk del av organisasjonen, bestemte produkter osv., kan DNV også vurdere å redusere sertifiseringens omfang som et alternativ til suspensjon, i samsvar med ordning‑spesifikke krav. DNV kan også velge kun å gi kunden en advarsel om at suspensjon vurderes.

Suspensjon

Den formelle beslutningen om å suspendere et sertifikat meddeles kunden og skal inneholde følgende informasjon:

  • En erklæring om beslutningen om å suspendere sertifikatet og startdato for suspensjonen
  • Detaljer om det suspenderte sertifikatet og årsaken til suspensjonen
  • En erklæring som angir at det, avhengig av sertifiseringsordning, kan gjelde regler for maksimal varighet av suspensjon, prosedyrer for korrigerende tiltak samt begrensninger i bruk av sertifikathenvisninger og sertifiseringsmerker, inkludert krav fra ordningseiere og akkrediteringsorganer
  • Rett til å klage på DNVs beslutning. Normalt gis det 21 dager til å klage på beslutningen, men andre tidsfrister kan gjelde basert på ordningsspesifikke krav. Klage kan fremmes gjennom klageprosedyren
For mange sertifiseringsordninger skal et sertifikat normalt ikke være suspendert i mer enn 6 måneder, men ordningsspesifikke variasjoner kan forekomme. 

Oppfølging

Basert på kundens tilbakemelding og de tiltak som er iverksatt, vil DNV verifisere om forholdene som førte til suspensjonen er tilfredsstillende løst.

Avhengig av denne verifiseringen vil DNV enten:

  • Konstatere et positivt resultat og gjenopprette den suspenderte sertifiseringen
  • Konstatere et negativt resultat som følge av manglende løsning av forholdene som førte til suspensjonen. Dette vil normalt resultere i permanent tilbaketrekking av sertifikatet (se nedenfor)

DNV vil informere kunden om resultatet av oppfølgingsprosessen.

Tilbaketrekking 

Tilbaketrekking av sertifikatet skal iverksettes dersom:

  • Kunden ikke oppfyller betingelsene for å gjenopprette en suspendert sertifisering
  • Suspensjon ikke anses som et tilstrekkelig tiltak

Den formelle beslutningen om å trekke tilbake et sertifikat meddeles kunden og skal inneholde følgende informasjon:

  • En erklæring om beslutningen om å trekke tilbake sertifikatet og dato for tilbaketrekking
  • Detaljer om det tilbaketrukne sertifikatet og årsaken til tilbaketrekking
  • Krav om å opphøre bruk av DNVs sertifiseringsmerke eller andre merker, samt enhver henvisning til sertifisering (inkludert sletting av kopier av sertifikatet)
  • Rett til å klage på DNVs beslutning. Normalt gis det 21 dager til å klage på beslutningen, men andre tidsfrister kan gjelde basert på ordningsspesifikke krav. Klage på beslutning om suspensjon eller tilbaketrekking av sertifisering kan fremmes gjennom klageprosedyren