Sertifiseringsprosessen steg for steg

Enten det gjelder sertifisering av et ledelsessystem, et produkt eller et prosjekt, gir sertifisering dokumentert bevis på at virksomheten din oppfyller kravene i nasjonale eller internasjonale standarder.

Hvordan sertifiseringsprosessen gjennomføres vil variere noe avhengig av hvilken tjeneste det gjelder, for eksempel sertifisering av ledelsessystemer eller produkter. For å gi deg en tydelig oversikt, bruker vi her sertifisering av et ledelsessystem som eksempel.

Hvordan forberede seg til akkreditert sertifisering?

Når du har valgt hvilket ledelsessystem du vil implementere, er neste steg å forberede deg riktig. Basert på erfaring har vi samlet noen råd som er spesielt nyttige i sertifiseringsprosessen:

Start prosessen med riktig innstilling og forankring i organisasjonen.
Sørg for god forståelse av prinsippene og kravene i standarden, og bruk den aktivt som rammeverk for ledelsessystemet.
Vær bevisst på hva standarden betyr i praksis for virksomheten din, både krav, muligheter og konsekvenser.
Bruk standarden som et verktøy for kontinuerlig forbedring, ikke bare for etterlevelse.
Ha oversikt over risikoer og prosesser som påvirker virksomhetens evne til å nå sine strategiske mål.
Velg sertifiseringsorgan med omhu, dette er en langsiktig samarbeidspartner.

Hvilke steg bør jeg følge i sertifiseringsprosessen?

Nedenfor finner du 10 generelle steg som leder deg gjennom sertifiseringsprosessen, fra forberedelser til valg av sertifiseringsorgan.

Steg 1: Skaff en kopi av standarden

Skaff og les en offisiell kopi av den aktuelle standarden. Dette gir deg oversikt over kravene og hjelper deg å vurdere om sertifisering etter denne standarden er riktig for din organisasjon.

Steg 2: Sett deg inn i tilgjengelig litteratur og verktøy

Det finnes mye faglitteratur, veiledninger og programvare som kan støtte implementeringen av en standard. For enkelte standarder finnes det også egne retningslinjer for hvordan kravene kan innføres i praksis (for eksempel ISO/TS 9002 for ISO 9001 og ISO 14004 for ISO 14001). Bruk tid på å kartlegge hva som er tilgjengelig, og velg det som passer best for din virksomhet.

Steg 3: Sett sammen et team og definer strategi

Å innføre et ledelsessystem er en strategisk beslutning som bør involvere hele organisasjonen. Det er avgjørende at toppledelsen er aktivt involvert og tar eierskap til både beslutningen og utviklingen av systemet. Ledelsen definerer forretningsstrategien som ledelsessystemet skal støtte. I tillegg trenger du et dedikert team som har ansvar for å utvikle og implementere systemet.

Steg 4: Kartlegg kompetansebehov

Personene som skal utvikle, implementere og vedlikeholde ledelsessystemet må ha inngående kjennskap til den aktuelle standarden. Det finnes et bredt tilbud av kurs, seminarer og workshops som dekker disse behovene. Se alle våre kurskategorier her.

Steg 5: Vurder bruk av konsulent

Uavhengige konsulenter kan bidra med råd om en realistisk, gjennomførbar og kostnadseffektiv strategi for implementering av ledelsessystemet.

Steg 6: Utarbeid dokumentasjon for ledelsessystemet

Velg en egnet plattform for dokumentasjonen av ledelsessystemet, for eksempel spesialisert programvare, prosesskartbaserte løsninger eller SharePoint. Riktig plattform er viktig for effektiv styring, god kommunikasjon og vellykket implementering.

Ledelsessystemet skal beskrive virksomhetens policyer, prosesser og operasjoner, og dokumentasjonen må støtte både virksomhetens mål og kravene i standarden.

Steg 7: Kartlegg, styr og dokumenter prosessene

Et sentralt steg i sertifiseringsprosessen er å identifisere nødvendige prosesser og hvordan de henger sammen, i tråd med virksomhetens strategi, policyer og mål.

Dette omfatter blant annet:

Leveranse av produkter og tjenester (operative prosesser)
Oppfyllelse av behov og forventninger fra kunder og andre interessenter
Ledelsesprosesser, inkludert måling, analyse, forbedring og innovasjon

Steg 8: Implementer ledelsessystemet

God kommunikasjon og målrettet opplæring er avgjørende for en vellykket implementering. I denne fasen jobber organisasjonen i tråd med etablerte prosesser og kriterier, og dokumenterer hvordan ledelsessystemet fungerer i praksis.

Steg 9: Vurder en GAP-analyse

Du kan velge å gjennomføre en foreløpig vurdering av ledelsessystemet før selve sertifiseringsrevisjonen. Formålet er å avdekke eventuelle avvik eller svakheter, slik at disse kan rettes opp før den akkrediterte sertifiseringsprosessen starter.

Steg 10: Velg sertifiseringsorgan

Forholdet til sertifiseringsorganet er langsiktig, ettersom sertifiseringen må vedlikeholdes over tid. Kontinuerlig forbedring er en nøkkelfaktor for et effektivt ledelsessystem. DNV støtter deg gjennom hele sertifiseringsreisen med et partnerskapsbasert samarbeid, risikobasert revisjon og digitale verktøy som bidrar til økt effektivitet og forbedring.