Tre viktige elementer i et styringssystem for ISO 14001

Identifisering av vesentlige miljøaspekt, miljøkrav og vurdering av samsvar med krav er tre viktige elementer i et miljøstyringssystem.

Identifisering av virksomhetens vesentlige miljøaspekter, identifisering av gjeldende miljøkrav, og vurdering av om kravene overholdes (samsvarsvurdering) er tre vikige krav i ISO 14001. Disse elementene danner en del av grunnlaget for miljøstyring i virksomheten. Dette viser på hvilke områder det skal arbeides med forbedringer, hvilke aktiviteter som skal styres og kontrolleres slik at miljøpåvirkningen blir minst mulig, og myndighetskrav overholdes.

Miljøaspekter
Helt grunnleggende for et miljøstyringssystem er å ha oversikt over virksomhetens miljøaspekter. En kartlegging skal gi svar på hvilke miljøpåvirkninger virksomheten har og hvilke aktiviteter/produkter/tjenester som er opphavet til miljøpåvirkningen. Miljøaspektene skal kartlegges for alle virksomhetens aktiviteter/produkter/ tjenester. I tillegg til at miljøaspektene kartlegges ved normal drift, skal aspektene også identifiseres ved unormale driftsforhold. For å kunne identifisere miljøaspekter i hele organisasjonen, er det viktig med en bred involvering ved kartleggingsarbeidet. For å få god innsikt i hvilke deler av prosessene som innvirker på miljøaspektene, kan det være hensiktsmessig å bryte prosessene ned så langt som mulig. Da vil man lettere se sammenhengen mellom miljøpåvirkningen og aktivitet/produkter/tjenester som er årsaken til miljøpåvirkningen.

En virksomhet kan ha flere miljøaspekt, noen med vesentlig påvirkning og andre som er mindre betydningsfulle. Det er derfor nødvendig å identifisere de av miljøaspektene som er vesentlig for virksomheten. Det er de vesentlige miljøaspektene som skal styres og kontrolleres, samt at det er blant disse man søker å arbeide med forbedringer.  Det kan være ulike metoder for å komme fram til en virksomhets vesentlige miljøaspekt, men metoden skal være repeterbar og med klare kriterier for hva som er et vesentlig miljøaspekt. Oversikten over bedriftens miljøaspekter skal holdes oppdatert, og det skal regelmessig gjøres en gjennomgang og eventuell oppdatering av oversikten. Ny kunnskap, nye krav, endringer i organisasjon og prosesser kan være grunnlag for oppdatering av miljøaspektoversikten.

Miljøkrav
Virksomheten skal ha oversikt over hvilke miljøkrav som gjelder, og hvordan disse angår miljøaspektene. Virksomheten kan være regulert av krav i form av for eksempel utslippstillatelser, påslippsavtale med kommunen, kvoteregulering, bransjeavtaler, kundekrav, egne krav, lover og forskrifter etc. Det er nødvendig å etablere rutiner for å fange opp endringer i krav slik at man til en hver tid har oversikt over hvilke krav som gjelder. I Norge er det etablert ”samleforskrifter” som for eksempel forurensningsforskriften og avfallsforskriften. Dette er forskrifter som favner vidt, og det er derfor nødvendig å ha et bevisst forhold til hvilke deler av forskriftene som er relevante og gjelder for virksomheten.  Det kan være hensiktsmessig at sammenhengen mellom miljøaspekt og miljøkrav synliggjøres i oversikten over miljøaspekt, og referanse til krav bør være så spesifikk som mulig.

Samsvarsvurderinger
Virksomheten skal regelmessig vurdere om miljøkravene overholdes (samsvarsvurdering). Det kan brukes forskjellige metoder for samsvarsvurdering, men det er viktig at disse metodene også inkluderer en vurdering av om kravene overholdes i praksis. I enkelte virksomheter har DNV erfart at en vurdering av samsvar er en ”skrivebordsøvelse”, noe som ikke er tilstrekkelig. Metoder som brukes for å bekrefte samsvar er for eksempel interne revisjoner, utslippsmålinger, vernerunder etc. Resultatene fra samsvarsvurderingene skal dokumenteres, og skal inngå som en del av grunnlaget for ledelsens gjennomgåelse. Det bør etableres en plan for samsvarsvurderinger slik at man sikrer en regelmessig vurdering av alle relevante krav.

Har dere kunnskap om virksomhetens miljøpåvirkning og dermed på hvilke områder dere bør og ønsker å arbeide med forbedringer, hvordan aktiviteter med miljøpåvirkning skal styres og kontrolleres, har oversikt over hvilke miljøkrav som gjelder og regelmessig vurderer om disse overholdes, ja da har dere et godt grunnlag for å arbeide videre med miljøstyring i virksomheten.