ISO 9001-sertifisering: Styringssystem for kvalitet

• Skaff standarden:

Skaff en lisensiert kopi av den relevante standarden og gjør deg kjent med kravene for å avgjøre om sertifisering/registrering etter denne standarden er hensiktsmessig for din organisasjon. 

• Gjennomgå tilgjengelig litteratur og bruk digitale verktøy

Utforsk tilgjengelig litteratur, retningslinjer fra standardens eiere (f.eks. ISO/TS 9002 for ISO 9001, ISO 14004 for ISO 14001) og digitale kilder og verktøy som kan hjelpe deg med implementeringen. Merk at som DNV-kunde får du tilgang til skreddersydde verktøy som kan hjelpe deg.

• Sett sammen et team og definer strategi:

Å implementere et styringssystem bør være en strategisk beslutning for hele organisasjonen. Toppledelsen må være involvert i beslutningen og engasjert i utformingen av systemet. De bestemmer forretningsstrategien som styringssystemet skal støtte. I tillegg trenger du et dedikert team for å utvikle og implementere styringssystemet. 

• Bestem kompetansebehov:

Først og fremst trenger teamet som implementerer og vedlikeholder styringssystemet en grundig forståelse av de valgte standardene. Deretter følger kursing for resten av organisasjonen, med fokus på forståelse og bevissthet. DNV tilbyr en rekke åpne og bedriftsinterne kurs over hele verden som dekker kompetansebehovene på alle nivåer i organisasjonen.

• Gjennomgå konsulentalternativer:

Uavhengige konsulenter kan gi råd om en gjennomførbar, realistisk og kostnadseffektiv strategiplan for implementering hvis du ikke allerede har denne kompetansen eller kapasiteten. 

• Utvikle dokumentasjon for styringssystemet: 

Bestem deg for en passende plattform for den dokumenterte informasjonen (f.eks. programvare, prosesskart eller SharePoint-basert). Den riktige plattformen er viktig for å sikre effektiv styring, kommunikasjon og implementering.  

• Bestem, styr og dokumenter prosesser:

Identifiser først nøkkelprosesser – hva de er, hvordan de fungerer og hvordan de samhandler. Hver prosess bør ha et klart formål, definerte ansvarsområder og forventede resultater. Hvor mye dokumentasjon som kreves, avhenger av organisasjonens størrelse, kompleksitet og prosessenes betydning. Samtidig må dokumentasjonen være tilstrekkelig til å oppfylle kravene i standarden og støtte de tiltenkte resultatene. 

• Implementer styringssystemet: 

Tydelig kommunikasjon og nødvendig kompetanseheving er avgjørende elementer. I implementeringsfasen vil du arbeide for å sikre at organisasjonen din fungerer i henhold til definerte og dokumenterte prosesser. Når dette er oppnådd, kan du dokumentere systemets samsvar og effektivitet.

• Velg sertifiseringsorgan/registrator: 

Valg av riktig sertifiseringsorgan/registrator kan gjøre en forskjell gjennom hele sertifiseringsprosessen. DNV tilbyr et pålitelig partnerskap, en risikobasert tilnærming og en rekke gratis digitale verktøy som hjelper deg med å administrere sertifiseringsprosessen før, under og etter revisjonen.  

• Vurder en gap-analyse før revisjonen: 

Vurder å få gjennomført en foreløpig vurdering av sertifiseringsorganet/registratoren for å identifisere og rette opp avvik før den offisielle sertifiseringsprosessen starter. Formålet er å identifisere områder med avvik eller svakheter, slik at du kan rette opp disse før du starter den offisielle sertifiseringsprosessen.  

ISO 9001 er en internasjonalt anerkjent standard for kvalitetsstyringssystemer (QMS). Den definerer kravene en organisasjon bør følge for å konsekvent levere produkter og tjenester som oppfyller kundens og myndighetenes krav, samtidig som den kontinuerlig forbedrer sine prosesser. ISO 9001 er utviklet av Den internasjonale standardiseringsorganisasjonen (ISO) og gjelder for organisasjoner av alle størrelser og i alle sektorer. Den gir et strukturert rammeverk med fokus på kundetilfredshet, prosesseffektivitet og kontinuerlig forbedring.

ISO 9001-sertifisering er en formell, uavhengig bekreftelse på at en organisasjons kvalitetsstyringssystem (QMS) oppfyller kravene i ISO 9001-standarden. Den tildeles av et akkreditert sertifiseringsorgan etter en revisjon og viser at organisasjonen har effektive prosesser på plass for å konsekvent oppfylle kundens og myndighetenes krav, med et sterkt fokus på kontinuerlig forbedring. Når det er bekreftet at selskapets styringssystem oppfyller kravene i ISO 9001, utstedes et sertifikat av sertifiseringsorganet. Sertifisering er frivillig og gir kunder og interessenter tillit til organisasjonens evne til å levere kvalitet på en konsekvent måte. 

For å få en ISO 9001-sertifisering må en organisasjon implementere et styringssystem for kvalitet som oppfyller kravene i ISO 9001 og deretter gjennomgå en revisjon av et uavhengig, akkreditert sertifiseringsorgan som DNV. Hvis systemet er i samsvar med standarden, tildeles sertifiseringen og opprettholdes gjennom regelmessige oppfølgingsrevisjoner. 

For å opprettholde en ISO 9001-sertifisering må en organisasjon fortsette å drive og forbedre sitt kvalitetsstyringssystem, gjennomføre regelmessige interne revisjoner, håndtere eventuelle avvik og gjennomgå periodiske overvåkingsrevisjoner av sertifiseringsorganet. Kontinuerlig etterlevelse og kontinuerlig forbedring er avgjørende for å opprettholde sertifiseringens gyldighet.